Carta de cobranza: 4 ejemplos y plantillas para cobrar a tus clientes en México

Una carta de cobranza es un comunicado formal —por correo, papel o WhatsApp— en el que le pides a un cliente que pague una factura vencida o por vencer, con el monto exacto, el folio de la factura, la forma de pago y una fecha límite. En México funciona mejor como una secuencia de cuatro cartas que suben de tono según los días de atraso: un recordatorio antes del vencimiento, un primer aviso, un segundo aviso firme y un aviso final. Abajo tienes los cuatro ejemplos listos para copiar, la versión para correo y WhatsApp, y una plantilla en Word para descargar.

Si tus clientes pagan tarde, no estás solo: en la práctica, muchas PYMEs mexicanas venden a 30 días y cobran a 50 o 60. La diferencia entre cobrar esa factura o perseguirla tres meses casi nunca es el cliente; es si alguien le escribió a tiempo, con los datos correctos y en el tono adecuado.

¿Qué es una carta de cobranza y cuándo enviarla?

La carta de cobranza es el documento con el que dejas constancia de que el cliente te debe, cuánto y desde cuándo. Sirve para dos cosas: que te paguen y, si las cosas se complican, tener por escrito que reclamaste el pago a tiempo.

El error más común es mandar una sola carta cuando la factura ya tiene 60 días de atraso y el tono ya es de enojo. Funciona mucho mejor una secuencia con fechas fijas:

• 3 a 5 días antes del vencimiento: recordatorio amable.
• 1 a 15 días de atraso: primer aviso, cordial y directo.
• 30 a 45 días de atraso: segundo aviso, firme y con fecha límite.
• 60 a 90 días de atraso: aviso final o carta extrajudicial, antes de pasar el asunto a un abogado.

Esta secuencia encaja con el proceso completo que describimos en nuestra guía para cobrar facturas vencidas en México; aquí nos enfocamos en qué escribir en cada etapa.

Qué debe incluir una carta de cobranza en México

Una carta que dice “le recordamos que tiene un saldo pendiente” obliga al cliente a investigar qué factura es. Cada pregunta que el cliente tiene que hacer es un día más sin pago. Incluye siempre:

• Datos de la factura: serie y folio, folio fiscal (UUID), fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Monto exacto con IVA y, si hubo pagos parciales, el saldo pendiente.
• Forma de pago: banco, CLABE interbancaria a 18 dígitos y la referencia que debe usar para que puedas identificar la transferencia.
• Fecha límite concreta (“a más tardar el 14 de noviembre”), no “a la brevedad”.
• Un contacto con nombre, teléfono y correo, para que el cliente sepa a quién llamar si hay un problema con la factura.
• El PDF y el XML adjuntos. Muchas cuentas por pagar no liberan un pago sin el XML.

Antes de enviar: confirma que el CFDI sigue vigente

Nada desarma más una carta de cobranza que el cliente respondiendo “esa factura está cancelada” o “ya la pagué”. Antes de mandarla, revisa el estatus del comprobante en la herramienta de verificación de CFDI del SAT; en nuestra guía de facturas canceladas ante el SAT explicamos qué hacer si alguna se canceló o se sustituyó. Y si la factura es PPD, revisa en tu banco si ya entró un pago al que solo le falta el complemento de pago (REP): en ese caso no necesitas cobrar, sino emitir el REP.

Ejemplo de carta de cobranza: 4 modelos según los días de atraso

Copia el modelo que corresponda y cambia los datos entre corchetes. Están escritos en “usted” para clientes formales; si tu relación es más cercana, cámbialos a “tú” sin perder la estructura.

1. Recordatorio antes del vencimiento

Asunto: Recordatorio: la factura [serie-folio] vence el [fecha]

Estimado/a [nombre del contacto]:

Le escribimos para recordarle que la factura [serie y folio] (folio fiscal [UUID]), por un importe de $[monto] MXN con IVA incluido, vence el próximo [fecha de vencimiento].

Puede realizar el pago por transferencia a la cuenta [banco], CLABE [18 dígitos], a nombre de [razón social], usando como referencia [serie-folio].

Si el pago ya está programado, le agradecemos y puede ignorar este mensaje. Si necesita que le reenviemos el PDF o el XML, con gusto lo hacemos.

Saludos cordiales,
[Nombre] · [Puesto] · [Teléfono]

2. Primer aviso (1 a 15 días de atraso)

Asunto: Factura [serie-folio] vencida el [fecha] — ¿nos confirma la fecha de pago?

Estimado/a [nombre del contacto]:

Al revisar nuestras cuentas vemos que la factura [serie y folio] (folio fiscal [UUID]) por $[monto] MXN venció el [fecha de vencimiento] y todavía no registramos el pago.

Entendemos que puede tratarse de un tema de proceso interno. ¿Nos podría confirmar en qué fecha quedará programado? Le adjuntamos nuevamente el PDF y el XML, y le recordamos los datos de pago: [banco], CLABE [18 dígitos], referencia [serie-folio].

Quedamos atentos,
[Nombre] · [Puesto] · [Teléfono]

3. Segundo aviso (30 a 45 días de atraso)

Asunto: Segundo aviso: saldo vencido de $[monto] desde el [fecha]

Estimado/a [nombre del contacto]:

A la fecha, [razón social del cliente] mantiene un saldo vencido de $[monto total] MXN, correspondiente a las siguientes facturas:

• [Serie-folio] · emitida el [fecha] · vencida el [fecha] · $[monto]
• [Serie-folio] · emitida el [fecha] · vencida el [fecha] · $[monto]

Le enviamos recordatorios el [fecha] y el [fecha] sin recibir respuesta. Le solicitamos realizar el pago a más tardar el [fecha límite, 5 días hábiles] a la cuenta [banco], CLABE [18 dígitos].

Si existe alguna diferencia o inconformidad con las facturas, por favor indíquenoslo para resolverla de inmediato. De lo contrario, a partir de esa fecha nos veremos en la necesidad de suspender las nuevas entregas a crédito hasta regularizar la cuenta.

Atentamente,
[Nombre] · [Puesto] · [Teléfono]

4. Aviso final o carta extrajudicial (60 a 90 días de atraso)

Asunto: Aviso final de cobranza — facturas [folios]

[Ciudad], a [fecha]

[Razón social del cliente]
At'n: [nombre y puesto]

Por medio de la presente le notificamos formalmente que su empresa mantiene con [tu razón social] un adeudo de $[monto total] MXN, derivado de las facturas [folios y folios fiscales], vencidas desde el [fecha].

A pesar de nuestros avisos del [fecha], [fecha] y [fecha], no hemos recibido el pago ni una propuesta para cubrirlo. Le solicitamos liquidar el adeudo o presentarnos una propuesta de convenio de pago a más tardar el [fecha límite, 10 días naturales].

En caso de no recibir respuesta en ese plazo, turnaremos el asunto a nuestro área jurídica para iniciar las acciones legales que correspondan, incluyendo el cobro de los intereses moratorios [pactados en nuestro contrato / previstos en la ley].

Atentamente,
[Nombre] · [Puesto] · [Razón social] · [Teléfono]

Dos reglas para esta última carta: manda el correo con acuse de lectura y, si el monto lo justifica, también impresa por mensajería, guardando el comprobante de entrega. Y nunca menciones una acción legal que no estás dispuesto a tomar; si la amenaza no se cumple, el cliente aprende que puede ignorarte.

Descarga la plantilla gratis: los cuatro modelos, en un archivo de Word editable, más las versiones cortas para WhatsApp. Déjanos tu correo en el formulario y te llega al instante.

Correo de cobranza y WhatsApp: cómo adaptar la carta

Hoy casi toda la cobranza en México empieza por correo o WhatsApp. La estructura es la misma, pero cambia la forma.

En correo: el asunto hace la mitad del trabajo

Muchos correos de cobranza ni se abren porque el asunto dice “Seguimiento” o “Pendiente”. Pon en el asunto el folio, el monto o la fecha, para que quien paga sepa de qué se trata sin abrirlo: “Factura A-1024 por $34,800 vence el 15 de noviembre” funciona mucho mejor que “Recordatorio de pago”. Y escríbele a la persona que libera los pagos (cuentas por pagar o tesorería), con copia a tu contacto comercial, no solo a quien te hizo la compra.

En WhatsApp: corto, cordial y con el dato exacto

WhatsApp funciona para el recordatorio y el primer aviso, no para el aviso final. Un ejemplo:

“Hola, [nombre], buen día. Te escribe [tu nombre] de [empresa]. Te recuerdo que la factura [folio] por $[monto] venció el [fecha]. ¿Me ayudas a confirmar cuándo queda programado el pago? Te reenvío PDF y XML por correo. ¡Gracias!”

Lo que no se debe hacer por WhatsApp: mandar audios largos, escribir en horarios de madrugada o fines de semana, ni mencionar acciones legales. Para eso está la carta formal.

Qué carta de cobranza mandar a cada cliente

Si tienes 40 facturas abiertas, no puedes mandar la misma carta a todos el mismo día. La forma de decidir es ordenar tu cartera por días de atraso con un reporte de antigüedad de saldos y aplicar esta regla:

Dentro de cada rango, empieza por los montos más grandes. Un cliente que debe $250,000 a 35 días merece tu llamada antes que diez facturas de $3,000 a 10 días, porque es el que más mueve tu flujo de efectivo proyectado del próximo mes.

Errores que hacen que tus avisos de cobro no funcionen

• No poner una fecha límite. “A la brevedad posible” no es una fecha. Sin fecha, el pago se queda al final de la lista de tu cliente.
• Mandarla a la persona equivocada. Tu comprador no libera pagos. Pregunta desde la primera venta quién es el contacto en cuentas por pagar.
• Cobrar una factura cancelada o ya pagada. Pierdes credibilidad y le das al cliente una excusa para retrasar las demás.
• Subir el tono demasiado pronto. Amenazar con un abogado a los 10 días de atraso desgasta una relación que quizá solo tenía un problema administrativo.
• No dar seguimiento. Una carta sin llamada o sin el siguiente aviso en la fecha prometida le enseña al cliente que puede esperar.
• No registrar lo que se envió. Si llegas al aviso final, vas a necesitar las fechas de cada recordatorio.

¿Y si después de la carta el cliente sigue sin pagar?

Si el aviso final no funcionó, tienes cuatro caminos, y no son excluyentes:

• Convenio de pago. Muchas veces el cliente sí quiere pagar, pero no todo de golpe. Un convenio por escrito con fechas y montos parciales es mejor que esperar el total que no llega. Sigue emitiendo el complemento de pago por cada parcialidad.
• Suspender el crédito. Pasar al cliente a pago anticipado hasta que regularice protege tu caja de que la deuda siga creciendo.
• Intereses moratorios. Si los pactaste en el contrato, puedes cobrarlos desde el día siguiente al vencimiento. Si no hay pacto, el artículo 362 del Código de Comercio establece un interés del 6% anual. Ojo con las expectativas: sobre una factura de $80,000 con 60 días de atraso, eso da alrededor de $790. Por eso conviene pactar los intereses en tus condiciones de venta desde el principio.
• Vía legal o deducción. Para montos importantes, un abogado puede evaluar la vía judicial. Y si la cuenta es definitivamente incobrable, puedes deducirla del ISR cumpliendo los requisitos de ley; los plazos de prescripción y la deducción los explicamos en la guía para cobrar facturas vencidas.

Esta información es orientativa; para iniciar una acción legal o deducir un incobrable, consulta a tu abogado y a tu contador.

¿Quieres saber a quién mandarle la carta de cobranza sin revisar tu Excel?

La carta es la parte fácil. Lo difícil es saber, cada lunes, qué facturas vencen esta semana, cuáles ya están en 30 o 60 días, cuáles ya se pagaron y cuáles se cancelaron. ILIO descarga automáticamente tus CFDIs emitidos y recibidos del SAT —incluidos los cancelados—, concilia tus facturas contra tus movimientos bancarios y te muestra el aging de cartera y los vencimientos de cada cliente, junto con el control de los complementos de pago (REP) emitidos y recibidos y tu proyección de flujo de efectivo a 12 meses. Así sabes exactamente a quién escribirle y qué carta toca.

Agenda tu demo y descubre si ILIO es para tu empresa.

‍